Personalbeschaffung – Tipps und Tücken

Die Rekrutierung guter Mitarbeiter ist besonders für kleine Unternehmen eine Herausforderung. Strukturiertes und strategisches Vorgehen ist hilfreich dabei. (Foto: © LeoWolfert / Shutterstock.com)

Vor allem in kleineren Unternehmen liegt die Besetzung vakanter Positionen in der Hand des Unternehmers bzw. des Geschäftsführers. Hat der Betrieb eine hohe Fluktuation oder – im besseren Sinne – ein starkes Wachstum mit entsprechendem Personalbedarf, wird dies zur Routine. Der durchschnittliche inhabergeführte Betrieb jedoch wird wesentlich weniger Einstellungen vornehmen müssen. Geht man von einer durchschnittlichen Quote von 0 bis 3 Einstellungen im Zweijahresrhythmus aus (in vielen Familienunternehmen liegt die Zahl meist noch darunter), wird schnell klar, dass die Aufgabe der Personalrekrutierung mitunter schwer zu absolvieren ist.

Ein Anforderungsprofil als erste Herausforderung

Theoretisch scheint das vielen zunächst eine leichte Aufgabe zu sein. Der Unternehmer weiß schließlich am besten, welches Profil in der ausgeschriebenen Position notwendig und gewünscht ist. Für jemanden, der im täglichen Geschäft aktiv mitarbeitet, sind diesbezüglich jedoch manchmal – meist unbewusst – Grenzen gesetzt.

Erfolgt die Erstellung eines Anforderungsprofils für eine Stelle beispielweise unter dem Druck der Aufrechterhaltung von Produktionskapazitäten, formen sich im Kopf des Verantwortlichen gänzlich andere Primärparameter, als wenn strategisch vorgegangen wird. Wichtig: Das Anforderungsprofil hat keinen Sinn, wenn es alleine im Kopf platziert ist. Sinnvollerweise sollte dieses Profil von mindestens zwei Personen in Absprache dessen, was für die zu besetzende Stelle wichtig ist, bearbeitet und schriftlich fixiert sein. Das Anforderungsprofil beinhaltet nicht nur die fachliche Qualifikation, sondern die Persönlichkeit insgesamt mit allen Facetten, auch im Hinblick auf die Verträglichkeit mit dem Umfeld im Unternehmen. Welche Anforderungsparameter in welchem Umfang später bei der Auswertung berücksichtigt werden, ist individuell im Vorfeld zu skizzieren und im Bewerbungsgespräch zu berücksichtigen.

Wie erreicht man Bewerber?

Für kleine und mittelständische Unternehmen gilt: Eine Stellenanzeige allein reicht nicht aus. Um geeignete Mitarbeiter zu finden, muss auch das Firmen-Image stimmen. (Foto: © Marco2811 / Fotolia.com)

Für Unternehmen, die wenig Übung im Umgang mit Einstellungen haben, stellt sich zuerst die Frage, wie man gute Bewerber erreicht. Niemand geht in einen Bewerbungsprozess, um Mittelmaß zu bekommen. Wo platziere ich eine Anzeige? Wie gestalte ich eine Anzeige? Welche Inhalte kommuniziere ich? Gehe ich zur Arbeitsagentur? Stellt man sich die Frage, wie die Besten zu erreichen sind, muss man die aktuelle Position und Situation des eigenen Unternehmens ehrlich einschätzen. Ein Unternehmen, das im direkten regionalen Umfeld einen weniger guten Ruf hat, wird mit einer noch so gut gestalteten Anzeige nicht die interessantesten Kandidaten anlocken. Es werden sich die „Mittelmäßigen“ und die „Schwierigen“ auf eine Anzeige melden. Aus diesen Gründen ist die positive Außenwahrnehmung eine latente Aufgabenstellung für die Geschäftsführung. Eine gute Kandidatenauswahl erreicht man dann, wenn sowohl die Außenwahrnehmung (in Region und Markt), als auch das Innenleben in einem harmonischen Zustand sind. Man spricht in diesem Kontext von der Kongruenz des Unternehmensbildes. Je optimaler dies ausstrahlt, desto qualifizierter sind mögliche Bewerber. Unter dieser Prämisse ist die Formulierung und Gestaltung von Anzeigen eine beherrschbare Aufgabe.

Eine seit Jahren durchaus erfolgversprechende Möglichkeit einer Bewerbervorauswahl bieten Plattformen wie XING, Linkedin oder andere. Die mittlerweile ganz passablen Suchfunktionen lassen eine grobe Sondierung nach Qualifizierung, Abschlüssen oder Veränderungswünschen zu. Von den denkbaren Kandidaten hat man die Kontaktdaten und somit alle Möglichkeiten.

Vorauswahl der Bewerber

Die Auswahl der Bewerber sollte nicht nach subjektiven Vorlieben, sondern anhand eines definierten Anforderungsprofils erfolgen. (Foto: © drubig-photo / Fotolia.com)

Sind infolge von Anzeigen oder sonstigen Aktivitäten einige Bewerbungsunterlagen eingegangen, beginnt für manchen die Qual der Wahl. Manchmal wirkt das Foto des einen sympathischer als das eines anderen Bewerbers. Je nach eigenen ästhetischen Ansprüchen wirkt die Bewerbungsmappe angenehmer als die übrigen. Diese subjektiven Empfindungen und damit auch die Einflussparameter wären fast endlos fortzusetzen. Die Qual ist umso größer, wenn kein fixiertes Anforderungsprofil vorliegt und bereits das Auswahlverfahren nach subjektiven Eindrücken erfolgt. Dann kommt es vor, dass einige Bewerber als absolut vergleichbar erscheinen. Mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit ist jedoch davon auszugehen, dass kein Bewerber mit einem anderen vergleichbar ist.

Mit einer subjektiv geleiteten Bewerberbetrachtung ist die Erfolgsaussicht gering. Eine Ergebniserwartung wäre dann im Bereich des Glücksspiels anzusiedeln. Die Vorauswahl kann zu einem geringen Teil durchaus nach Bauchgefühl erfolgen. Primär sollte sie allerdings nach Faktenlage erfolgen. Liegt ein durchdachtes Anforderungsprofil vor, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass im Endspurt nur noch zwischen zwei Bewerbern entschieden werden muss. Es kommt auch vor, dass sich nur einer oder zwei Bewerber auf eine Stellenausschreibung melden. Entspricht keiner wenigstens weitgehend dem Anforderungsprofil, sollte ein Unternehmen lieber auf die Einstellung verzichten und einen neuen Anlauf nehmen!

Das Einstellungsgespräch

Die Vorbereitung auf das Einstellungsgespräch hat den größten Anteil am Erfolg. Unter Berücksichtigung des für jeden gültigen Anforderungsprofils ist ein Fragenkatalog zu erstellen. Der Fragekatalog ist einerseits klar auf die jeweilige Position im Betrieb ausgerichtet, andererseits sollte er die unterschiedlichsten persönlichen Stärken und Schwächen (aus den Unterlagen meist herauslesbar) erfassen. Vor dem Einstellungsgespräch sollte weitgehend klar sein, welcher Umfang an Fragen für den jeweiligen Kandidaten zum Aufruf kommen. Je nach dem situativen Befinden der Bewerber gilt es zunächst Spannungen und Nervosität abzubauen. In angespannter Verfassung erfährt man die wichtigen Dinge nicht. Ein nervöser Bewerber hält sich bei seinen Antworten allein an das, was er in den Bewerbungsunterlagen geschrieben und vorher trainiert hat. Für das Unternehmen sind aber neben den Fakten, die aus den Bewerbungsunterlagen herauszulesen sind, auch andere Dinge wichtig – seien es persönliche Einschränkungen im familiären Bereich oder Leistungsbeschränkungen etc., die die Interessen des Betriebes tangieren. Dass alles hat maßgeblichen Einfluss auf die Bewertung des Bewerbers in der Zeit nach der Einstellung und insbesondere vor Ende der Probezeit.

Im Bewerbungsgespräch sollten nicht nur die Kriterien des Stellenprofils abgearbeitet, sondern auch Fragen zur Persönlichkeit des Kandidaten gestellt werden. (Foto: © Elena Nichizhenova / Fotolia.com)

Wer vorher nicht fragt, kann hinterher dem Bewerber für mögliche Schwächen keine Schuld zuweisen. Dieser verkauft sich so gut, wie es nur geht. Er hat ja Interesse an der Ausschreibung gezeigt und innerlich eine Entscheidung getroffen. Nicht immer wird der Bewerber von dem hehren Wunsch geleitet, in dem neuen Unternehmen zu arbeiten, weil ihm der Betrieb so gut gefällt. Manchmal ist es auch eine Flucht vor Unangenehmem – und da wird jeder versuchen, so positiv wie möglich zu erscheinen, um aus dem bisherigen oder ungeliebten Umfeld herauszukommen.

Es erscheint somit gar nicht so verkehrt, dass, von wenigen Ausnahmen abgesehen, der Fragende die Verantwortung dafür trägt, die Ecken und Kanten des Aspiranten herauszufinden. Damit dies in gleichem Umfang und Duktus bei allen Gesprächen einer Bewerbungsrunde vonstatten geht, ist ein Fragenkatalog eine sinnvolle Unterstützung. Bewerbungsgespräche können mit entsprechenden Trainingseinheiten sehr wohl alleine geführt werden. Wenn der Einstellende allerdings stark emotional bewertet, ist die Hinzuziehung weiterer Personen hilfreich und auch angebracht.

Die Entscheidung

Ohne Anforderungsprofil und ohne Fragenkatalog bleibt die Auswertung und die Entscheidung subjektiv. Die Chance, dass es zu einer guten Zusammenarbeit kommt, liegt bei 50 Prozent. Einen Vorteil hat der, der strukturiert an Einstellungen herangeht. Struktur und Bauchgefühl (basierend auf Erfahrung und Menschenkenntnis) – am Ende macht es die Mischung aus. Sicherlich kann das Bauchgefühl nicht als objektiv bezeichnet werden, aber häufig macht es das letzte Quäntchen bei der Entscheidung für oder gegen einen Bewerber aus. Das ist auch gut so, denn auf beiden Seiten des Tisches sitzen Menschen, die später täglich harmonisch und erfolgreich zusammenarbeiten wollen.