Technische Dokumentationen: Digitaldruck bringt Vorteile

Bedienungsanleitung mit Werkzeug

Maßgeschneiderte Information, Wertigkeit durch Farbe, Emotion durch Personalisierung – die digitale Produktion von Bedienungsanleitungen birgt viele Vorteile. (Foto: © Spectral-Design / Shutterstock.com)

Wer kennt das nicht: Da wird der neue Rasenmäher geliefert, und im Karton liegt eine armdicke Bedienungsanleitung. Englisch, spanisch, italienisch, französisch, schwedisch, finnisch, lettisch – alles dabei, was der Kontinent an Sprachen zu bieten hat. Zum Glück gibt es auch ein paar Seiten auf deutsch, denn die braucht ein Kunde in Deutschland schließlich, die übrigen sind purer Ballast. Kundenfreundlich und ressourcenschonend ist das nicht.

Anderes Beispiel: Nach Monaten des Wartens holen Sie Ihren Neuwagen direkt vom Werk, Begrüßungssekt inklusive. Im Handschuhfach finden Sie die hochwertig gedruckte Bedienungsanleitung mit der detaillierten Beschreibung aller möglichen Funktionen und Extras – auch solcher, die Ihr Auto gar nicht hat. Ok, im Gegensatz zu den schwarzweißen Manuals des Rasenmähers sieht dieses vollfarbig gedruckte Exemplar aus wie eine Imagebroschüre, aber wäre es nicht schöner und viel exklusiver, wenn sie exakt auf den ausgelieferten Wagen zugeschnitten wäre? Vielleicht sogar mit persönlicher Anrede?

Bindeglied zwischen Herstellern und Kunden

Mann mit Staubsauger und Bedienungsanleitung

Produkthandbücher sind wichtige Bindeglieder zwischen Hersteller und Kunde und somit Teil der Imagebildung. (Foto: © Spectral-Design / Shutterstock.com)

Was viele Unternehmen außer Acht lassen: Bedienungsanleitungen, Manuals, Preis- und Ersatzteillisten sind ein wichtiges Bindeglied zwischen Hersteller und Anwender. Das trifft nicht nur auf den Consumer-Markt zu, sondern gilt gleichermaßen für den B2B-Bereich. Das heißt: Wer die Qualität seiner Produkte unterstreichen will, der sollte auch an die Qualität seiner technischen Dokumentationen höchste Maßstäbe anlegen.

Das Handbuch des Gartengerätes also mit 15 Sprachen zu versehen, von denen nur eine benötigt wird, mag zwar logistisch begründet sein, signalisiert dem Kunden aber auch: Du bist einer von Millionen. Dass die Maschine auf dem deutschen Markt gelandet ist, ist reiner Zufall. Und bei dieser Fülle von Seiten müssen wir selbstverständlich auf Farbe verzichten.

Der Automobilhersteller wiederum vergibt die Chance der persönlichen Note – bei aller Wertigkeit bezüglich Farbe, Papier und Design. Denn wenn wer die Daten sowohl des Kunden als auch der Fahrzeugkonfiguration vor der Auslieferung kennt, der kann die Informationen gezielt darauf zuschneiden. Das schafft Kundenzufriedenheit in doppeltem Sinn: keine überflüssigen Details, die den Kunden zum Massenkonsumenten machen, und obendrein eine individuelle Ansprache, die nachweislich positive Emotionen weckt.

Flexibler Digitaldruck – hochwertig und auf den Punkt

Stapel verschiedener Handbücher

Mit der Leistungsfähigkeit und Qualität moderner Inkjetdrucksysteme ist es kein Problem, Handbücher wirtschaftlich und hochwertig zugleich in Vollfarbe zu produzieren. (Foto: © gabczi / Shutterstock.com)

Wenn über die Vorteile der Nearline-Produktion von Manuals gesprochen wird, dann folgen schnell die Fragen nach der Technologie, nach dem Handling und natürlich nach dem Preis. Bedienungsanleitungen nicht im Vorfeld zu produzieren, zu lagern und die Produkte dann damit zu bestücken, das übersteigt häufig die Vorstellungskraft der Verantwortlichen. Dabei liegen die Nachteile der Vorab-Produktion von Manuals auf der Hand: Sie müssen in großen Stückzahlen vorgehalten werden, was Lagerkapazitäten verschlingt. Sie beinhalten zumeist alle Versionen bzw. Konfigurationsmöglichkeiten des Produktes, weil ein partieller Druck nach herkömmlicher Vorgehensweise zu aufwändig und teuer wäre. Und bei Produktänderungen bzw. -aktualisierungen landen sie im Müll – egal, wie viele noch in den Regalen liegen.

Will man diese Nachteile vermeiden, landet man zwangsläufig beim flexiblen Digitaldruck. Nein, nicht unbedingt beim Tonerdruck in schwarzweiß. Highspeed-Inkjetsysteme beispielsweise haben schon längst die Produktion individualisierter Transaktionsdokumente und Marketing-Mailings revolutioniert – warum also sollten sie ihre Leistungsfähigkeit und Flexibilität nicht auch bei der On-demand-Produktion von Manuals ausspielen?

Dass es nicht notwendig ist, aus wirtschaftlichen Gründen auf Vollfarbe im Digitaldruck zu verzichten, wurde inzwischen millionenfach unter Beweis gestellt. Es gibt wenig Gründe, die Handbücher von Rasenmähern – hier nur beispielhaft für viele weitere Produkte im B2C-Bereich – schwarzweiß zu drucken, wo Farbe doch für mehr Emotionalität und Übersichtlichkeit sorgt. Und jeder, der sich schon einmal durch einen in Graustufen gedruckten Schaltplan kämpfen musste, der weiß, dass Farbe ein Segen sein kann.

Umgekehrt wird der Automobilhersteller argumentieren, digital gedruckte Handbücher seien nicht hochwertig genug. Ein Argument, dass man heute kaum noch gelten lassen kann, denn die neueste Generation von Inkjetsystemen in puncto Qualität erstaunliches: optische Auflösungen von 1200 dpi, perfekte Bildverarbeitung und ein breites Spektrum einsetzbarer Papiere sind eine gute Basis auch für edlere Druckprodukte.

Nearline braucht Speed und Know-how

Hausgeräte im Warenlager

Für jedes Gerät die passende Anleitung. Spezialisierte Druckereien haben das Know-how für den (Foto: © industrieblick / Fotolia.com)

Soviel zur Theorie, wie aber sieht es logistisch aus? Wie soll das funktionieren, den Druck von Manuals an die Produktion in den Werkhallen der Industrie anzupassen – denn nichts anderes ist ja mit Nearline-Druck gemeint? An der Geschwindigkeit jedenfalls scheitert es nicht. Moderne Inkjet-Produktionsdruckmaschinen, vorzugsweise als Twin-Systeme für den Duplexdruck in einem Durchlauf konfiguriert, haben einen Output von über 1000 DIN-A4-Seiten pro Minute. Weiterverarbeitungssysteme haben eine ähnliche Performance. Es ist also sehr unwahrscheinlich, dass die Manual-Produktion mit der Auslieferung von Geschirrspülern, Rasenmähern oder Gasthermen nicht Schritt halten kann.

Nun wird sich aber kaum ein Hersteller von Konsum- und Industriegütern eine solch hochspezialisierte Drucktechnik zulegen. Das heißt, er ist auf Dienstleister angewiesen, die nicht nur über die entsprechenden Systeme, sondern auch über die Workflow-Kompetenz für den produktionsbegleitenden Druck technischer Dokumentationen verfügen. Die Digital Print Group beispielsweise hat nicht nur Standardlösungen für Industriekunden parat, sie entwickelt bei Bedarf mit einem speziellen Team von IT-Spezialisten auch individuelle Lösungen, perfekt mit den Schnittstellen der Kunden korrespondieren. SAP-gesteuerte Druckanforderung und kürzeste Reaktionszeiten bei Änderungen und Aktualisierungen inklusive.